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国家档案局11号令(城市社区档案管理办法)

来源:本站原创  2018年06月04日  阅:  字体:

城市社区档案管理办法 

第 11 号

   《城市社区档案管理办法》已经2015年10月12日国家档案局局务会议、2015年9月29日民政部部务会议审议通过,现予公布,自2016年1月1日起施行。

                                                          国家档案局局长   李明华

                                                          民 政 部 部 长   李立国

                                                                   2015年11月23日

    第一条 为规范城市社区档案(以下简称社区档案)管理,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和国家有关规定,制定本办法。

    第二条 本办法所称社区档案,是指城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

    第三条 社区档案工作在业务上接受街道办事处(乡镇人民政府)以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。

    第四条 社区党组织和居民委员会应当重视档案工作,加强组织领导,将档案工作纳入社区建设内容,促进档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

    第五条 社区档案工作经费从社区的办公经费中列支,并应当满足实际工作的需要。

    第六条 社区党组织或者居民委员会应当指定人员管理本社区各类档案,有条件的地方可以设立综合档案室。

    档案管理人员应当经过档案专业知识培训,调离工作岗位时应当在离职前办理档案交接手续。

    第七条 社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范,指导、监督本社区文件材料的归档、整理和移交工作。

    第八条 社区档案由社区综合档案室或者档案管理人员集中统一管理,任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。

    第九条 社区建设中形成的文件材料可以分为文书类、科技类、会计类等三个大类,具体的归档范围和保管期限参照本办法附件。

    第十条 社区文件材料的归档,应当符合以下要求:

    (一)归档的文件材料应当齐全、完整、排列有序;装订结实、整齐;备考表填写真实、清楚;归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确;

    (二)归档的文件材料中有照片或者复印件的,应当图文清晰;

    (三)归档时间:

    文书材料于次年6月底前归档;

    科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档;

    会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前归档;

    声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档;

    实物材料及时归档;

    电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38)的要求整理。

    第十一条 社区档案按照下列规则进行分类编号:

    (一)文书档案按照年度——问题(社区党建、居民自治、社区管理、社区服务、社区治安等)进行分类,参照《归档文件整理规则》,以件为单位,按年度——问题——保管期限排列编号;

    (二)科技档案中的基建档案按照工程项目分类整理,按照项目——时间排列编号;设备仪器档案按照型号分类整理,按照型号——时间排列编号;

    (三)会计档案按照年度——类别(报表、账簿、凭证、其他)分类整理并排列编号。

    第十二条 社区综合档案室或者档案管理人员应当设立专室或者专柜保管档案,采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等措施,确保档案的完整与安全。

    第十三条 档案管理人员应当定期对档案及其保管状况进行全面检查,并形成安全检查记录;如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应当及时修补、复制或者进行其他技术处理。

    对声像档案和电子档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案可读可用;有条件的地方要及时对声像档案进行数字化转化,以利于长期使用。

    第十四条 社区综合档案室或者档案管理人员应当建立档案统计制度,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时、准确的统计。

    第十五条 社区综合档案室或者档案管理人员应当建立健全档案利用制度,为档案利用创造条件,简化手续,提供方便。

    利用档案时应当按照规定办理手续,并及时做好利用效果登记。

    档案管理人员应当认真检查归还档案,如发现有短缺、涂改、污损情况,要及时报告并追查。

    第十六条 社区应当组织成立档案鉴定工作小组,对已到期档案及时进行鉴定。

    鉴定工作小组由社区档案管理人员和形成档案的组织的人员(或者居民代表)组成,鉴定后应当形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应当清点核对并编制档案销毁清册,经过必要的审批手续后按照规定销毁。

    禁止擅自销毁档案。档案销毁清册应当永久保存。

    第十七条 社区档案应当依法保持齐全完整,不得随意将社区档案拆散、重新组合。

    第十八条 社区综合档案室或者档案管理人员应当围绕社区中心工作和居民利用需求,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作。

    第十九条 社区档案管理应当积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化。

    第二十条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的档案的保管、利用,应当按照国家有关法律法规规定办理。

    第二十一条 违反国家有关规定,对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的,应当依法追究相关人员责任。构成犯罪的,依法追究刑事责任。

    第二十二条 各省(自治区、直辖市)、新疆生产建设兵团档案行政管理部门商同级民政部门,可以结合当地实际情况制定本办法的实施细则。

    第二十三条 本办法由国家档案局和民政部负责解释。

    第二十四条 本办法自2016年1月1日起施行。

附件:城市社区档案归档范围及文件材料保管期限表

文书档案

一、党务工作类

1.社区党员代表大会

(1)请示、会议日程、代表名单、领导讲话、二作报告、选举方案、选举结果、成员分工、大会决议及上级党委的批复等(永久)

(2)会议记录、代表登记表(定期)

2.社区党委(总支)会、民主生活会会议记录(永久)

3.社区党委(总支)召开的工作会、总结表彰会

(1)会议通知、领导讲话、工作总结、表彰块定、名单(永久)

(2)先进集体、先进个人名册及经验材料(定期)

4.社区出席市以上先进党支部、优秀党员审批表、登记表及先进事迹、经验材料等(永久)

5.社区党委(总支)工作计划、总结及专题报告、典型调查材料

(1)年度或综合的(永久)

(2)非年度或阶段性的(定期)

6.党委(总支)制定的各项制度、规定(定期)

7.社区党组织和党员年度统计报表(永久)

8.社区党委(总支)对各支部选举及支部成员分工的批复(永久)

9.社区党员关系调转介绍信、存根及党费存根(定期)

10.党员名册(永久)

11。社区党员发展计划、积极分子考核材料(定期)

12。社区党员教育培训,民主评议、党员双评材料(定期)

13.社区党委(总支)对违纪党员的处

理决定、请示及上级党委批复

(1)重大的(永久)

(2)一般的(定期)

14.社区开展党建和宣传工作的计划、总结材料及举办重大活动的有关材料(定期)

15.上级党委机关颁发的需贯彻执行的文件(定期)

二、自治工作类

16.上级机关颁发的需要贯彻执行的批示、规定、办法(定期)

17.社区成员(代表)大会

(1)会议通知、议程、代表名单、开幕词、领导讲话、工作报告、选举办法、选举结果及上  级批复、决议(永久)

(2)社区组成单位及居委会人员候选人登记表、代表议案(定期)

18.听取和审议社区委员会年度工作报告及下年工作计划(永久)

19.讨论社区建设重大事项的决议(永久)

20.向有关部门反映社区成员的意见、建议及反馈意见(定期)

21.社区成员(代表)大会会议记录(永久)

22.对社区重要工作的评议材料(定期)

23.社区(居民)委员会徽标,社区概况、社区平面示意图、组织沿革、大事记、自治章程(永久)

24.社区委员会领导班子成员会议记录(永久)

25.社区委员会工作计划、总结、报告(永久)

26.社区委员会专题报告、典型调查及经验材料及在上级会议上的发言材料

(1)重要的(永久)

(2)一般的(定期)

27.社区委员会向上级的请示及上级的批复

(1)重要的(永久)

(2)一般的(定期)

28.社区委员会制定的规章制度、岗位责任制、工作网络图(定期)

29.上级领导、人民代表视察社区工作的讲话、题词留言材料(永久)

30.报刊、电台登载反映本社区情况的文字材料(永久)

31.社区委员会所属的妇女、计生、环卫、治保、服务、文教等委员会及院长、楼长居民代表等组织的工作职责、计划、总结、报告和各组织的组成人员名单(定期)

(一)社区服务工作

22.社区开展服务工作计划、总结、报告(定期)

33.社区开展便民、利民服务和服务网点设施建设材料(定期)

34.社区组建志愿者服务对象名册活动记录(定期)

35.社区养老保险、优抚、特困户及最低生活保障金发放管理名册、登记表、统计报表(定期)

36.社区下岗职工家庭劳动技能情况登记表、名册(定期)

37.社区开展再就业培训及安置就业情况统计报表(定期)

38.社区开展敬老、优抚、扶贫助残工作形成的材料及统计报表(定期)

39.社区保障服务委员会组成人员名单及开展工作总结报告(定期)40.社区服务工作目标责任状、签订的合同、工作规划及管理办法(定期)

(二)社区卫生工作

41.社区卫生工作计划、总结、报告及统计报表(定期)

42.社区卫生服务站建设及计划生育协会组织建设材料会组织建设材料(定期)

43.社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育、卫生防疫工作的文件材料(定期)

44.社区计划生育工作计划、总结、报告及统计报表(定期)

45.十划生育统入统出、流动人口计划生育及岁品管理、技术服务材料(定期)

46.对计划外生育的处理结果、决定(定期)

(三)社区文化教育工作

47.吐区文化教育工作的计划、总结、报告(定期)

48.社区文化站、活动室、广场等文化活动设旋建设报告及统计表(定期)

49.社区宣传专栏、板报、开展宣传活动形成的材料(定期)

50.芝区开展老年人、未成年人、青少年教育、培训活动和妇女保护工作形成的材料(定期)

51.七区开展政治思想教育、科学文化教育活动形成的材料(定期)

52.七区开展文明楼院、文明市民、评选上报及审批材料

(1)省以上(永久)

(2)市以下(定期)

(四)社区环境工作

53. 社区环境工作计划、总结、报告及统计报表(定期)

54.社区环境整治、净化、绿化、美化、三废治理工作形成的材料(定期)

55.社区环境卫生、市场管理、创卫达标、检查评比活动形成的材料(定期)

56.对社区内两物业管理监督、绿地养护和市容监督、社区违章建筑监督和评议材料(定期)

(五)社区治安工作

57.社区司法、治安、综合治理工作计划、总结、报告及基本情况统计报表(定期)

58.社区综合治理网络、警务责任区等治安防范体系建设材料(定期)

59.开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调节工作材料(定期)

60.开展综合治理工作专题报告及典型经验材料(定期)

61.社区对刑满释放、解除劳教人员的安置帮教工作材料(定期)

62.社区居民户籍、人口普查登记及对流动人口管理统计报表(永久)

63.对社区青年入伍出据的政审材料(定期)

三、群团工作类

64.社区关于武装、民兵组织、预备役人员登记名册民兵代表会议材料(定期)

65.共青团代表大昼、团代会、表彰会

(1)大会日程、开幕词、领导讲话、工作报告、代表选举方案、选举结果及上级团委批复(定期)

(2)代表登记表、代表发言材料、会议记录(定期)

66.社区团委(总支)团组织统计年报表(定期)

67.社区团委会议记录、工作计划、总结、报告、专题材料(定期)

68.社区团员名册团组织关系介绍信及存根,发展新团员及团员处分材料(定期)

69.社区妇女委员会会议记录(定期)

70. 社区妇代会、表彰会的文件材料参照共青团材料执行

71.社区妇女工作计划、总结专题材料及统计报表(定期)

72.社区托幼工作有关材料(定期)

73.社区其他群团(计划生育协会、老年人协会、妇女协会、青少年协会、残疾人协会等)组织工作计划总结、统计报表、机构人员名册及典型材料等(定期)

声像档案

一、照片档案

1.上级领导来本社区指导、视察工作形成的照片(永久)

2.本社区召开各种会议及文化、体育、庆典活动形成的照片(永久)

3.报刊、电台及刊登反映本社区情况的照片及文字说明材料(永久)

4.本社区主要领导和著名人物的照片(永久)

5.本社区荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片

(1)市级以上(永久)

(2)市级以下(定期)

6. 本社区概貌及所属基础设施的照片(永久)

二、录音、录像档案

7.上级领导来本社区指导视察工作活动中的指示、讲话的录音、录像(永久)

8.反映本社区历史概貌及重要活动录音、录像(永久)

科技档案

1.社区办公地点及社区活动使用的建筑物的申请、批复、相关的协议、证书、图纸等(永久)

2.社区居委会重要的办公设备、设施及交通车辆设备的随机产品使用(操作)说明书、线路图、维修单等(设备报废后保管5年)

会计档案本社区财务财产管理及经费、公益事业费收支帐目管理形成的会计档案材料

一、会计报表

1.年度会计决算报表(永久)

2.月、季度会计报表(5年)

二、会计帐簿

1.现金出纳帐、银行存款账(25年)

2.日记帐、总帐(15年)

3.明细分类帐、分户帐(登记簿)(15年)

4.固定资产明细帐(卡片)(固定资产报废清理后保管5年)

三、会计凭证

1.各种原始凭证、记帐凭证、汇总凭证(15年)

2. 涉及外事的会计凭证(永久)

四、其它

1.会计移交清册(15年)

2. 会计档案保管清册(永久)

3.会计档案销毁清册(永久)

实物档案

1.各种锦旗、奖状、奖牌(杯)、奖品、荣誉证书等(永久)

2.对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证(具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的)(永久)

3.其它具有保存价值的各种实物、手迹、字画、牌匾(永久)

4.已宣布停止使用的印信(章)(永久)

电子档案

磁盘、磁带、光盘及机关的计算机软硬件环境、软件说明及表达电子文件内容的基本格式和有关原数据(其保管期限与拷贝和刻录到磁盘、光盘中的文本文件、图形、图像等文件的保管期限相一致)

说明:根据社区档案工作的特点,其文件材料的保管期限,

暂定为永久和定期两种保管期限。定期保管期限根据需要,可保管15—30年左右。

作者:佚名 责任编辑:肃北档案
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